而要使一个会展活动顺利召开，前期必须经过大量的准备工作。展会现场管理是考验会展组织者、会展承办者、以及会展参与者的一个大考场。每个会展活动现场所发生的事态都会有所不同。一个好的展会现场管理方案十分重要。同时还要求从事会展活动现场管理的指挥协调人员必须具备处理突发事件的综合能力，只有这样，展会才能按计划成功举办。

展会布展阶段管理

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会展现场管理方案中，展会布展环节为前期工作，具体包括展台搭建的管理、展位展品运输的管理、参展商布展管理、现场保洁与安保等相关工作。展台搭建的管理主要是督促和协调主场搭建商和主场运输商彼此之间的配合，共同商讨和预防展台搭建、展品运输过程需要注意的问题，以确保布展工作的顺利进行。

02参展商报到前，主办方应督促好两项工作：一个是按图纸做好展台区域的地线划分，标注展台号；第二是按照图纸建好现场服务办公的场所，例如组委会办公室，或主办方、主场搭建商、主场运输商的联合办公点，提前安排好各个单位工作人员、各种各样器材和资料等落实到位。

03保证产品运输安全是展品运输和管理的关键所在，必须严格按照展前制订的物流计划分区域实行展品的就位工作。主场运输商可以通过展品代理（通关、验收、运输等）提前掌握绝大多数展品资料，特别是进馆的时间进度，协调运输方、搭建商、参展商间的工作。展品进到场馆后其包装箱的堆放和管理经常被忽视，往往成为现场管理的盲区。

展会举行环节的管理

01开幕式重要性开幕式是会展现场管理正式开始的标志，举行开幕式的目的是为了营造气氛、提升影响力、增强展会知名度、吸引更多的观众来参展。开幕式是参展商和观众对展会的第一印象，是主办方向社会公众展现会展规模和实力的大好机会。

02开幕式筹划一个好的展会开幕式不但能增强参展商和观众对展会的信心，还能提高业界和大众对展会的关注程度，增加展会的影响力，宣传推广展会品牌形象。一般而言，开幕式筹划主要工作内容有确定领导人名单、开幕式嘉宾的入场名单、开幕的时间、开幕现场布置、礼仪、现场乐队等。

03观众注册观众是展会的主体，专业观众是参展商的上帝，并且也可能是潜在参展商。因而，做好观众登记工作至关重要。为了能全面了解观众结构，就必须了解与观众相关的精准数据。第一步，观众注册和登记处应该有显著标志，有利于观众及时找到并办理现场注册手续。

细节把控在人头攒动的会展现场，组织管理者必须打理纷繁复杂的工作，如会场布置、设备搭建、嘉宾接待、会场签到、流程场控、礼品发放、礼仪服务、分会场/区域管控、大会安保等，现场工作人员不仅在忙碌的现场工作中挣扎突围，还需要应付随时随地可能发生的紧急事项。这个时候，更高效的会展现场管理方案就尤为重要了。